4 Ekim 2012 Perşembe

Etkin Bir Sunum Nasıl Yapılmalı?

Etkin Bir Sunum Nasıl Yapılmalı?

Baştan belirteyim, sunum teknikleri üzerine bir eğitim almadım veya insan psikolojisi hakkında çok fazla bilgim yok ancak burada yazacaklarımın sunum yapacak kişilere faydası olacağı inancındayım. Bu fikre yaptığım sunumlardan aldığım geri bildirimlerle vardığımı söyleyebilirim. Dolayısıyla bu yazıyı okumaya başlarken tamamen pratik bilgi öğreneceğinizi ve rahatlıkla uygulayabileceğinizi düşünebilirsiniz.

Daha etkin bir sunum nasıl hazırlanır, bildiklerimizi nasıl daha etkin aktarabiliriz ve insanların odağı dağıldığı zaman yeniden nasıl toplayabiliriz? Etkin bir sunumun en büyük engeli insanların genelde 20 dakikadan sonra dağılan dikkatleri ve algılarıdır. Birincil amacımız eğer sunum 20 dakikadan fazla sürecekse bu dikkati nasıl toplayacağımızı iyi bilmektir. Detaylara çok girmeden baştan başlayalım;

Hangi konuda sunum yapacağım?

Etkin bir sunumun ilk adımı hangi konuda sunum yapacağını iyi anlamaktır. Sunumun içeriği belliyse bu içerik hakkındaki bilginizi gözden geçirmelisiniz. Konu hakkında bilginiz olmalı, hatta konuşabileceğiniz, soru cevaplayabileceğiniz düzeyde bilginiz olmalıdır. Aksi halde etkin bir sunumdan uzak, yüzeysel olarak konuya değindiğiniz bir sunum haline döner. Peki konuyu neye göre, nasıl seçeceksiniz? Katılımcı profili burada çok önemli bir rol oynar. Profil, teknik dili konuşanlardan oluşuyorsa ayrı, yönetim seviyesine sunum yapılacaksa ayrı sunum içeriği ve konusu belirlenmelidir. Katılımcı profili ile sunumum konusu, içeriği oldukça kritik. Bu dengeye iyi kurmaya çalışın ve dikkatin dağılmasını engelleyin.
Önümüzdeki ay benden bir üniversitede sunum yapmam istendi. Sunum, üniversitenin ikinci sınıflara zorunlu kıldığı 1 kredilik dersi kapsamında gerçekleşecek. Biraz internet araştırması ve google mühendisliği yaptım ve bu dersten herkesin dertli olduğunu, sanki silah zoruyla almak durumunda kaldıkları gibi bir hava oluştuğunu fark ettim (okuduğum yorumlardan). Böyle bir izlenim neden oluşur sizce? Öğrencilerin amacı yeniyi öğrenmek, bilgi edinmek ve sunumdan faydalanmak değil midir? Bahsettiğim dersin amacı ise bunu öğrencilere sağlamak değil mi? Hepsine evet ama öğrencilerde tedirginlik olduğu izlenimine kapıldım. Bunun tek bir açıklaması olabilir. "Bugüne kadar yapılan sunumların oluşturduğu içerik problemleri, algı kayıpları ve bilgilendirme eksiklikleri". Aksi halde hiçbir öğrenci teknik olmayan, sosyal bir konuda aldığı bilgiden şikayetçi olmaz, olmamalı. Maalesef birçok insan sunumları yapmış olmak için yapıyor ve karşıdakinin neler düşündüğü ile ilgilenmiyor. Sunumlar, sunum yapmak için değil karşıdakine bir şeyler aktarmak ve bunu yaparken en etkin şekilde yapmaktır. Ne kadar çok insana, ne kadar etkin bir sunum yaparsanız o sunumun başarılı katlanır.

Sunumdaki kıyafet tercihim önem taşır mı?

Taşır, hem de çok! Kıyafet seçimi karşınızdaki insana verdiğiniz değeri de göstermektedir. Üst düzey yöneticilere sunum yaparken t-shirt, kot pantolon çıkarsanız bu sizin için bir dezavantaja dönüşebilir. Aslında kıyafet tercihinizi nasıl belirlemeniz gerektiği çok basit. "Karşınızdaki nasılsa siz de öyle olun". Sunumu yapacağınız kişiler üst düzey yöneticilerse muhtemelen karşınıza takım elbise ile çıkacaklardır. Sunumu yapacağınız kitle öğrencilerden oluşuyorsa muhtemelen karşınıza daha spor bir kıyafet ile çıkacaklardır. Yapacağınız sunumun içeriği ve katılımcıların profili kıyafet tercihinizi değiştirmeli. Bir örnek; sadece öğrencilerin olduğu ve sunum içeriğinin sosyal bir içerik olduğunu da düşünürsek ben bu sunuma takım elbise ile gidip, kendimi onlardan farklı gösterme telaşına girmem. Bir öğrenci ne kıyafet içerisinde olabilirse onu giyer, hatta ilk konuya dönersek yine onları sıkmayacak bir sunum içeriği hazırlar ve sunarım. Böylece karşıdaki grup kendini daha rahat hisseder ve algılar açılır. Amaç neydi, algıyı açmak ve dağıtmamak. Kıyafete dikkat!

Sunuma nasıl başlamalı, devam etmeli ve sonlandırmalıyım?

Buraya kadar yukarıda yazdığım iki maddeyi çok dikkatli bir şekilde tamamladığınızı ve göz önünde bulundurduğunuzu varsayıyorum. Yazım boyunca algıdan ve ilgiden bahsedip durdum. Sunumların her yönü ile bir bütün olduğunu söyledim. Bu bütünlüğü ilk iki maddede tamamlayıp, sunum sırasında bozmak olmaz. Biraz da sunum sırasında nasıl davranmanız daha iyi olur, neler gerekir bundan bahsedelim. İyi bir sunum her zaman kendinizi tanıtarak başladığınız sunumdur. Kendinizi tanıtmak faslı karşıdaki profile ve sunumun içeriğine göre değişir. Akademik bir ortamda sunum yapıyorsanız işletme yüksek lisansınız olduğunu söylersiniz. Bilkent Üniversitesinde sunum yapıyorsanız sizin de bir Bilkent'li olduğunuzu aktarırsınız. Vaktiniz çok darsa ve hemen konuya girmeniz gerekiyorsa bile en azından kim olduğunuzu söylersiniz. Sunumun başlangıcı son derece önemli zira bir sunum iyi başlarsa iyi gider. Sunum başlarken dikkatleri üzerinize toplayamazsanız katılımcıların dikkati hemen dağılır, algıları başka yönlere kayar. Örneğin duvarların sıvasına, giydiğiniz kıyafetin detaylarına, yaptığınız kelime hatalarına ya da daha derinlere, bilinçaltlarına :) Bunun olmasına izin vermeyin. Kendinizi tanıtma süreciniz bittiği zaman sunum içeriğine iyi bir giriş yapın. Örnekler verebilirsiniz. Bu örnekleri mümkünse "GÖRSEL" olacak şekilde verdin. Büyük harfle ve tırnak içinde yazdım çünkü insan beyni imajlara ve görsel şekillere daha çabuk tepki verir ve şekillerle düşünür, kelimelerle düşünmez. Sunumun hemen girişinde bir imaj ekleyebilirsiniz. Algının derhal sunuma ve anlattığınız konuya yönelmesini sağlar ve böylece konuştuklarınız daha akılda kalır. Beynin sağ tarafı yaratıcı kısımdır ve karşınızdakinin bunu kullanmasını sağlarsanız düşünmesini ve hayal etmesini, konuyu daha iyi kavramasını sağlayabilirsiniz.

Sunumunuz devam ederken kullandığınız kelimelere, cümle yapısına ve dilinize, üslubunuza dikkat etmelisiniz. Karşınızda çok ciddi bir profil varsa espri yapmayın. Daha rahat bir ortam varsa siz de rahat olun ve ona göre cümlelerinizi seçin. "eeee", "aaaa" gibi reklamları kelimelerinizin veya cümlelerinizin arasına almayın. Akıcı konuşun, vurgulu konuşun. Vurgular çok önemlidir. Buna ek olarak vücut dilinizi iyi kullanın. Aşırı el ve kol hareketleri yapmayın. Sahnede konuşuyorsanız olduğunuz yerde durmayın, yön değiştirin. Yön değiştirmeniz karşınızdakinin sizi sürekli takip etmesine sebep olacak, dikkatlerinin dağılmasını engelleyecektir. Yavaş hareketlerle bulunduğunuz yeri değiştirin. Sunumun yansıtıldığı yerin önünde durmayın, asla karşınızdakilere sırtınızı dönmeyin. Sürekli göz teması sağlamaya çalışın. Sunumuzdaki yazıları okumayın! Slide'ların içine okuyacağınız bilgi koymayın, özet bilgi ve maddeler ekleyin. Karşınızdakiler okumak istese zaten bakıp bunu yapabilirler. Onlar sizi "DİNLEMEK" için oradalar, buna dikkat!

Sunumların genelinde yapılan çok büyük bir diğer hata ezberdir! Ezberlemek ve ne anlatacağını önceden düşünmek, planlamak etkin bir sunumun düşmanıdır. Bu, şu demek değil, size tanınan sunum 20 dakika ise 20 dakika konuşun. Bunu planlayın ama bunu planlamak için sunumu tekrar etmek, daha önceden yapmanın bir gereği yok. Başta ne söyledim, bilmek ve bilmediğimiz yerleri öğrenmek. Sunuma ait detaylı bilgiye sahipseniz hazırladığınız sunumun da ne kadar süreceğini, neleri konuşabileceğinizi kestirebilirsiniz. Bu gerçekten çok basit, deneyin ve ne demek istediğimi anlayacaksınız. Bu süreç aynı zamanda sizi geliştiren bir süreçtir. Doğaçlama konuşmak, kelimeleri anlık seçmek ve cümleleri anlık kurmak zordur. Zor olanı başarmaya çalışın ve önünüzde neleri anlatacağınızın olduğu bir kağıt parçası bile olmasın. Kendinizi deneyin. Sunum sırasında "buraya kadar sorunuz var mı?" ifadelerini mutlaka kullanın. İnsanlar açık ve kalabalık ortamlarda sizi kesip soru sormaya çekiniyor olabilirler. Sunum sonrasında 10 dakikanızı yanınıza gelecek insanlara ayırın ve birebir soracakları soruları yanıtlamaya çalışın.

Sunumu yaparken amacın bildiğimizi aktarmak olduğunu söylemiştim. Bir diğer amaç madem oraya çıktık, karşıdakilere bir şeyler katacağız o zaman neden kendimize de bir şeyler katmayalım? Sunum yaptıkça kalabalık önüne çıkma korkunuzu (daha doğrusu tedirginliğinizi) yenersiniz. Bir zaman sonra karşınızda 5 kişi olmuş, 500 kişi olmuş sizin için fark etmez hale gelir. Yabancı diliniz varsa, örneğin İngilizce, bu dilde sunum yapmaktan da çekinmeyin. Yabancı dilde sunum yapmak, ana dilinizde sunum yapmaya oranla beyninizi daha çok çalıştırır ve kendinizi daha çok geliştirirsiniz. Burada dikkat etmeniz gereken şey şu, bildiklerinizi eksik aktarma ihtimaliniz. Malum, ana diliniz olmayınca bildiklerinizi kelimelere dökmekte sıkıntı yaşayabilirsiniz. Bunu aşmak için zaten daha çok sunum yapmanız gerekmiyor mu? O zaman, yapın!

Sunum esnasında katılımcılarla göz temasına dikkat etmeniz gerekir ifadesinde bulunmuştum. Neden bu kadar önemli göz teması? Karşınızdakinin sadece fiziksel olarak orada mı yoksa sizi gerçekten dinliyor mu sorusunun cevabını sadece göz teması kurarak anlayabilirsiniz. Sunumları kısa birer eğitim gibi düşünün. Eğitim sırasında da ne zaman ara vermeniz gerekiyor, ne zaman algıyı toplamanız gerekiyor, bunları katılımcıların gözünden anlayabilirsiniz. Başı düşen, bakarken dalan, dakikaları sayan insanlar gördüğünüz zaman bilin ki anlattıklarınız adresine teslim edilmiyor. Bu noktaya da dikkat lütfen.

Sunum boyunca yukarıda söz ettiklerimi uyguladınız. Peki, nasıl sonlandırmanız gerekir? Sonlandırırken konuyu toparlayıcı cümlelerle bitirmeye çalışın. Anlattıklarınızı özetlemek olabilir. Özetlemek uzun sürecekse bir iki cümle ile sunumun genelinden, neden önemli konuştuğundan bahsedebilirsiniz. En son olarak ise karşınızdakilerin bir sorusu olup olmadığını sorabilirsiniz.

Doğru bildiğimiz yanlışlar neler?

- Bol içerikli, karmaşık ve bilgi dolu, cümlelerin arka arkaya geldiği ve bitmediği bir sunum daha iyidir.
Yanlış. Sunumun içeriği her zaman hafif ve odağın size kaymasını sağlayacak şekilde olmalıdır. Slide'ların içini tıka basa doldurmak dikkat dağıtmaktan başka bir şeye yaramaz. Sunum içeriğinizde mümkün olan en az seviyede içerik olsun. İçerik siz olun, yansıttığınız sunum değil. Sunum sadece sizin konuları hatırlamanıza ve karşınızdakinin neyi dinlemekte olduğunu anlatsın. Öyle bir durum olsun ki dönüp sunumda neler olduğuna bile bakma durumunda kalmayın.

- Sunumların süresi uzun olmalıdır çünkü bu şekilde daha çok konu işlenebilir.
Yanlış. Sunumların süreleri mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Sunumda işlemeniz konu uzunsa ara verilmelidir. Ara verebileceğiniz bir durum size tanınmamışsa sunum içeriğinin en zengin ve önemli kısımlarını ilk 20 dakika içine ekleyin. Sonrasında ise daha yüzeysel kısımlardan bahsetmeye çalışın. Onu da yapabileceğiniz bir durum yoksa başta belirttiğim algı toparlayıcı konuların üzerinde durun ve dağılan dikkatleri toplamaya çalışın. Sunum içeriğini, süresini ve hatta katılımcıları sizin ayarladığınız bir sunumu kısa tutun.

2 yorum:

Adsız dedi ki...

Yazın için teşekkür ederim

ebru ergün dedi ki...

Merhaba, öncelikle yazınızı okudum ve oldukça beğendim. Yakın zamanda bir sunum gerçekleştirmiştim ve haklı olduğunuz noktalara değinmek isterim. İlk iş olarak kendimizi tanıtmak gerçekten çok önemli,böylece izleyici ile ortak bir payda bulunuyor ve dikkat çekebiliyorsunuz ve gözlere bakmak hem dinleyicilerin bizi dinleyip dinlemediğini anlayarak konuyu toparlamak için önemliyken hem de gözlerin içine bakarak anlatıldığında dinleyiciler daha dikkatli dinlemeye başlıyorlar. Ancak buradaki önemli bir diğer nokta eğer karşı taraf sizi dinlemiyor ve siz bunu farkettiyseniz paniğe kapılmadan, heyecanlanmadan dikkatleri üzerinize toplamak, heyecanlanırsanız bocalamanız olağandır.
Yalnız kıyafet kısmına çok değinmemişsiniz bu sebeple bende size şu siteyi önermek isterim; https://www.tarz2.com/sunum-yaparken-nasil-giyinmeliyiz

Takip et: @oganozdogan