Örgüt Psikolojisi ve Kültürü - Nerede Hata Yapıyoruz?

Örgüt Psikolojisi ve Kültürü - Nerede Hata Yapıyoruz?

Bir müşteriyi kazanmak, kazandıktan sonra da elde tutmak oldukça zahmetli ve şirketler için önemli bir çalışmadır. Şirketlerin hepsinin yegane amacının "satmak" ve hatta "daha da çok satmak" olduğunu bildiğimize göre ilk cümlemde bahsettiğim argüman oldukça geçerlidir. Burada müşteri nasıl kazanılır, nasıl daha çok satılır ya da müşteriyi elde tutma stratejilerinden bahsetmeyeceğim. Benim bahsedeceğim konu müşteriyi değil, "çalışanı" elde nasıl tutabiliriz? Bugünün şartlarında müşteriyi elde tutmak ne kadar önemli ise çalışanları da elde tutmak o kadar önemlidir. Bu bağlamda örgüt psikolojisi ve dolaylı olarak insan kaynakları ve işletme yönetimi kavramları önem kazanmaktadır. Bahsettiğim kavramın ne kadar önemli olduğunu ve şirketlerin nerede hata yaptığından bahsedeceğim.

Bir örgütün psikolojisini ve kültürünü etkileyen birçok faktör vardır. Bu faktörlere yazının ilerleyen bölümlerinde değineceğim. Daha önce biraz bilişim teknolojileri örgütlerinden ve kültürlerinden, psikolojilerinden bahsedelim. Bilişim teknolojileri örgütleri hızla değişmekte olan, dış çevreye sürekli adapte olmaya çalışan ve hızlı örgütlerdir. Hem örgütün yapısal değişim hızı fazladır, hem de çalışanların değişim hızları. Burada yanlış olan hangisi olabilir? Elbette örgütün yapısal değişim hızı değil, çalışanların değişim hızlarıdır. Bir örgüt dış çevrenin baskısı, teknolojik faktörler, yönetimsel kararlar, rakip şirketlerin rekabet dirençleri ve baskıları gibi konulardan dolayı örgüt yapısını değiştirme kararı alır. Bu değişim kararını alan örgütün içerisinde tedirginlik, kültür eksiliği de varsa psikolojik problemler başlar. Bu söylediğim konu örgüt psikolojisini etkileyebilecek potansiyel bir örnektir. Böyle bir durumda örgüt yapısı ile birlikte çalışan değişim hızlarında da artışlar görülmektedir. Belli bir noktaya kadar kaçınılmaz olan bu değişim hızının kontrol altında tutulabileceğini ifade edebilirim. Verdiğim örnekten sonra örgüt psikolojisini etkilemekte olan faktörlere gelelim;

Yapılan İşin Tanımı: Potansiyel bir çalışanın işe alım sürecinin en başındaki iş, iş analizidir. Ne tipte bir çalışan arıyoruz? Bu çalışanın ne gibi bir yetkinliği olmalıdır? Yapılması planlanan iş nedir? Bu iş için tecrübe istiyor muyuz? gibi birçok soru sorulur. Bu soruların cevabı olarak ortaya bir iş tanımı çıkartılır ve insan kaynakları işe alım sürecini başlatır. İş tanımının çok verimli ve sağlıklı olması gerekmektedir çünkü işe alınan kişinin yaptığı işi seviyor, profesyonel açıdan kendini geliştirebiliyor olması ve şirkete de bir şeyler katabilmesi esastır. Bu ilişkiler arasında bağlantı koparsa çalışan verimsiz çalışmaya başlar, şirket birey bazında performans kaybeder ve zarar eder. Onun için örgüt psikolojisinin temelinin iş tanımı ve işe alınacak bireyler olduğunu ifade edebiliriz. İnsan kaynakları departmanının yanında işe alım uzmanları da süreci takip ederler. Günümüzde sosyal medya üzerinden işe alım süreçleri başlatılmıştır ve hızlandırılmıştır. Paylaşım oranları fazla olan kişiler daha göz önünde olduğundan daha fazla iş teklifi alabilmektedir. İşin bu tarafını işe alım uzmanları takip etmektedir ve örgüt açısından önemli çalışanlardır.

Etkili Performans ve Kariyer Yönetimi: "Nerede hata yapıyoruz?" Ben siz düşünürken söyleyeyim. Bu sorunun cevabı maaş, yan haklar ya da hayat sigortası değildir. "Kariyer gelişimi"dir. Bilişim sektöründeki örgütlerin eksik kaldığı en büyük nokta, kanayan yara performans ve kariyer yönetimidir. Birçok şirket etkili performans ve kariyer yönetimi yapamamaktadır. Örgütsel yapının hızla değiştiği günümüzde, beraberinde kariyer gelişiminin ve performans yönetiminin kontrol edilmesi de zorlaşmıştır. Çalışanlar daha fazla talep etmekte, şirketler daha azı için pazarlık etmektedir. Bu pazarlığın sonucu fikir çatışmaları meydana gelmektedir. Çalışanların taleplerini doğru adresleyebilmek ve haklarını verebilmek içinse etkili bir kariyer yönetimi yapmak zorundasınız. Aksi halde "talent retention" (yetenekleri elde tutmak) konusunda sınıfta kalırsınız. Bir örgütü yaralayan en büyük darbe yüksek performansla çalışmakta olan kişilerin "rakip" şirketlere geçmesidir. Müşteri kaybetmek nakit akışında eksiye sebep olmakta ancak çalışan kaybetmek olmamaktadır. Dolayısıyla kariyer yönetimi konusu genelde atlanmaktadır.

Etkili performans ve kariyer yönetimi yapabilmek için her iki tarafında bilinçli olması, değilse bilinçlendirilmesi gerekmektedir. Çalışan ve yöneticisi arasında samimi ve sıkı bir ilişki olması gerekmektedir. Her şey şeffaf ve açık olmalıdır. Klişe soru hep sorulmalıdır; "kendini 10 yıl sonra nerede görüyorsun?". Cevabı varsa ve bu cevaptan çalışan kendini mutlu hissediyorsa, kazandığı maaş ikinci planda kalacaktır. Örgüt psikolojisinin bir diğer önemli maddesi de etkili performans ve kariyer yönetimidir. Nasıl daha etkili kariyer yönetimi yapılabilir sorusunun cevabını başka bir yazıma saklamak ve diğer bir örgüt psikolojisi etken maddesine geçmek istiyorum.

Kişisel Değerlendirme, Ücretler ve Eğitim: Herkes farklıdır. Bir çalışan diğer bir çalışanla aynı değildir. Kimse seri üretim değildir. Bu sebepten herkesin kişiliği, motive eden faktörleri ve istekleri farklıdır. Çalışanın iyi dinlenmesi ve kişiliğinin değerlendirilmesi, hangi etkenlerle motive olduğunun algılanması yönetim açısından önemlidir. Mutlu ve huzurlu bir çalışan en verimli çalışandır ve burası önemli "insiyatif" kullanan kişidir. Belli bir zaman sonra egosu yükselecektir. Gerek elde ettiği bilgiler, başarıları ve yönetimin kendisine güvenmesini gören bir çalışanın iyi bir kişisel değerlendirmeden geçmiş olduğunu söyleyebiliriz. Bir örnek; eğer bir çalışan bilgisayar başında kod geliştirmektense dışarıda müşteriye geliştirilmiş kodu satmaktan zevk alıyorsa ve bunu henüz kariyerinin başında ifade etmişse ve pek tabi siz bu insanı işe almışsanız, artık ne yapmanız gerektiğini biliyorsunuz demektir. Bu çalışanımızın kişisel değerlendirmesine "satış odaklı" yazarak bu yönde eğitilmesini, insiyatif kullanmasını ve kariyer planlamasını yapmamız gerekmektedir.

Diğer bir konu ücretler ya da ödenen maaşlardır. Maaş konusunda söylenebilecek tek bir söz var; "Maaş istenmez, hak edilir". Yüksek motivasyona sahip bir çalışan varsa ortada ve etkili performans değerlendirme ve kariyer yönlendirmesi yapılmışsa ve bundan mutlu ise bu çalışan, maaşın ona geleceğini varsayabilir. Bu nokta çok önemli, en çok çalışan tam burada şirketten kaybedilir ve elde tutulamaz. Takdir edilen, başarılı olduğunu yöneticisinden de geri bildirim alan ve yüksek motivasyonlu bir çalışana daha fazla maaş ödenmesi gerekebilir. Bu çalışan diğer çalışanlardan farklı ise "her açıdan" farklı olmalıdır. Evet, maaş motive eden faktörler arasında ilk sırada olmasa bile işten ayrılma nedeni olabilmektedir. Burada kişisel fikrim şu yönde; "maaş motive eden bir faktör değil, işten ayrılma sebebidir". Yine bana göre motive eden faktörün başında yapılan işin tanımı ve bana ne kattığı sorusunun cevabı gelmektedir. Öğrenmediğiniz yerde motivasyonunuz zedelenmektedir. Bu açıdan maaş olmazsa olmazdır ama örnek verdiğim çalışan modeli için. Etkili performans yönetirken (şirket) düşük performe eden bir çalışan ile taltif edilmekte olan bir tutulmamalıdır.

Eğitim için söylenecek çok şey var. Öğrenen örgüt kavramına biraz girersek şunu ifade edebiliriz; örgüt içerisinde herhangi bir değişiklik söz konusu ise öğrenilecek bir şeyler mutlaka vardır. Eğitimi ikiye bölelim; örgütün değiştiği zaman öğrenen örgüt, kişisel gelişim ve kariyer için öğrenen örgüt. Örgütlerin değişim süreçlerinde yapılması gerekenlerle ilgili detaylara girmeden, kişisel gelişimin önemini vurgulamak istiyorum. Bilişim sektöründe teknolojik açıdan hızlı bir değişim vardır. Her sene yenilenen versiyonlar, eklenen yeni özellikler ve değişen yazılımlar yeni bilgileri öğrenmeyi gerektirmektedir. Bunların kurgulanması, sunulması ve yönetilebilmesi içinse eğitim. Eğitimleri iptal etmek, masrafları kısmak değil, intihar etmektir. Çalışanlarının motivasyonun düşmesi demektir. Eğitimden kısmak, masrafları azaltmak gibi görünebilir. Bu işin bir de soyut ve görünmeyen tarafının bulunduğunu belirtmek isterim. Kariyer hedefleri belirlenmiş bir çalışanın bu hedefler doğrultusunda her sene ilişkili eğitimler alması gerekmektedir. Çalışanın ise eğitimleri "zihnini dinlendirdiği alan" olarak görmemesi ve azami dikkat ile yine azami bilgiyi edinmesi gerekmektedir. Öğrenen örgütlerde çalışanların eğitilmesinden sonra ilgili konuda sunum yapması ve diğer takım arkadaşlarına bu öğrendiklerini anlatması, kısacası edinilen bilgiyi paylaşması çok önemlidir. Bilginin paylaştıkça artması ve şirket içinde çoğalması önemlidir. Eğitim, örgüt psikolojisini etkilemekte olan bir faktördür. Eğitimin içine yüksek öğrenimi de katabiliriz, yüksek lisans veya doktora gibi.

Takım Oyunu, Örgüt Kültürü ve Motivasyon: Çalışanın yaptığı işin bir takım işi olduğunu varsayarsak ve bir takım içinde olduğunu da eklersek takım olarak başarının örgüt psikolojisini etkilemekte olduğunu düşünebiliriz. Başarı nasıl takımın başarısı ise başarısızlığın da takımın başarısızlığı olduğunu unutmamak lazım. Sorun çıktığı zaman sorumlu aramamalı, çözüm aramalıyız. Unutmayın, işaret parmağınız ile birisini işaret ederken bir parmağınız ona dönükken 4 parmağınız size dönüktür. Takımın genel motivasyonu, birlikte çalışabilmesi ve sinerjisi kritiktir. Takım üyeleri arasındaki çatışmalar, itilaflar giderilmeli, kontrol altında tutulmalıdır. Takım başarılı ve iyi geçinen bir takım ise takdir edilmeli, bu başarılar kutlanmalı ve şirkete örnek gösterilmelidir. Bu konunun takım oyunu, örgüt kültürü ve motivasyon arasında pozitif yönlü ve sağlam bir korelasyonu bulunmaktadır. Takım başarılı ise duyur, duyurmayı örgüt kültürü olarak benimse, diğerlerine örnek olsun ve şirket motivasyonu artsın. Denklem kuralım; Takım Oyunu + Örgüt Kültürü + Motivasyon = Örgüt Psikolojisi. Örgüt kültürüne yukarıda saydıklarımın tamamını ekleyin, takım oyununu iyi yönetin, motivasyon kendiliğinden gelecektir ve yükselecektir.

İş Tatmini: Bana göre bir profesyonelin şirketten isteyebileceği en önemli faktördür. Motive edici bir faktördür ve direkt olarak çalışanın kariyer kararlarını etkilemektedir. Douglas McGregor'un X ve Y teorisini baz alalım. Bir insan X olsun diğeri de Y. X olan kişinin motivasyonu sürekli düşüktür. Dolayısıyla iş tatmini de yüksek değildir. Performans değerlendirmesi düşüktür. Y ise kendiliğinden motivedir çünkü sevdiği işi yapmakta ve her gün öğrenmektedir. Performans değerlendirmesi oldukça iyidir. Bu iki örneğin iş tatminleri ve yaptıkları işten elde ettikleri mutlulukları kesinlikle aynı değildir. X olan kişiye 10 birim maaş artışı, Y olan kişiye 5 birim maaş artışı verin bunu gizli tutun. X çok kısa bir süre motive çalışır (o da ne kadar olabilirse), Y iyi bir artış olduğunu varsayar ve aynı motivasyonla çalışmaya devam eder. X bir süre sonra su kaynatır ve X'liğine geri döner. Y her zaman Y'dir ve iş tatmini yüksektir. Burada dönüp dolaşıp yukarıdaki maddelere geliyoruz. "Etkili performans yönetimi ve değerlendirmesi"...

Bir şirket çalışanını yaptığı iş açısından tatmin edemiyorsa ve istihdam edilen kişinin Y olduğunu düşünürsek yapılacak maaş zammı veya yan hak artışı bu kişinin motivasyonunu etkilerken (olumlu yönde ama kısa süreli) işten ayrılmasını etkilemeyecektir ifadesinde daha önce bulunmuştum. Bu kişi Y de olsa iş aramaya çoktan başlamış demektir. Geri dönelim iş tanımı kısmına ve örgüt psikolojisine. İş tanımı doğru yapmışsak, işe alım uzmanı bize doğru adayı göstermişse ve istihdam edilmişse olumlu yönde çalışacak bir çalışan işe alındığını varsayabiliriz (belirli faktörleri dışarıda tutalım). Ne zaman iş tanımı ile çalışanın fikirleri arasında bir çatışma başlar, problem burada başlar. Bu sebepten dolayı iş tanımı = iş tatmini olması gerekmekte veya iş tanımının iş tatminini getirmesi gerekmektedir diyebiliriz. Teori Y olan çalışanımız, çalıştığı süre boyunca eğitim, iş tatmini ve öğrenme süreci arayacaktır. Bu sürecin önünü kesmemeliyiz. Sürecin önünü kesmek, çalışanın önünü kesmektir ve talent retention konusunda ifade ettiğim gibi sınıfta kalacağız demektir.

Yukarıdaki maddeler arasında listelemediğim ama örgütün genelini etkileyecek bir başka madde daha olabilir. Buna "liderlik" diyelim. Örgütün başında iyi bir lider varsa, örgütü peşinden sürükleyebiliyorsa ve örnek olabiliyorsa örgüt psikolojisine de etkisi olacaktır. İyi bir çalışan kendine hedefler koyar. Kısıtlar teorisine göre koyduğu hedeflerin önünde engeller olacaktır. Bu engelleri birer birer aşar ve olmak istediği noktaya gelince yeni hedefler, kısıtlar koyar. Yine iyi bir çalışan örgütün başındaki lideri örnek alabilir. Onun gibi bir lider olabilmek için kendine hedefler koyar. Hedeflerini yöneticisi ile paylaşır ve kısıtlarını görür. Bu kısıtları gidermek, aşmak için eğitimler alabilir, elini daha da kirletebilir (daha çok yazılım geliştirme) veya yurtdışını hedefleyebilir. Örgüt kültürünün bu çalışanları desteklemesi ve hedeflerine ulaşmasını destekler yapıda olması gerekebilir. Abraham Maslow'un piramidine dönelim; en alttaki psikolojik faktörleri şirket olarak sunamayabilirsiniz ancak çalışanın kendini ispatlamasına destek olabilirsiniz. Şirketler, çalışanlarının içindeki potansiyeli açığa çıkartmasına izin vermelidir. Onlara insiyatif kullandırmalı ve kendilerini göstermesine destek olmalıdır. Bu konu da örgüt psikolojisinin farklı bir boyutudur ve son derece önemlidir.

Bu yazımda örgüt psikolojisi ve örgüt psikolojisini etkileyen faktörleri özetlemeye çalıştım.

İyi çalışmalar dilerim.

Ogan